Особенности услуги по архивации документов

0
171

Процесс систематизации и упорядочивания документов, используемых в процессе деятельности юридического лица, называется архивной обработкой документации. Существует четко установленный перечень юридических бумаг, которые должны храниться определенным образом.

В него входят распорядительные, учредительные документы, кадровая документация, бухгалтерская отчетность и другие бумаги, регулирующие процесс деятельности и фиксирующие все финансово-хозяйственные операции компании. Хранить бумажные носители обязаны не только коммерческие фирмы, но и государственные учреждения. Каждый вид документов имеет свой срок хранения. Правила и нормы содержания этих носителей регламентируются на законодательном уровне. При несоблюдении указанных норм компания может быть оштрафована.

Организация архива документов обеспечивает хранение бумаг в порядке. Кроме того, в грамотно организованном хранилище любой бумажный носитель находится в зоне доступа, на его поиск требуется минимально возможное время. Доступ к документации не утрачивается на протяжении всего срока ее хранения.

Бумаги из архива используются для составления отчетов, статистической информации, составления ответов на запросы граждан, подготовки данных для финансового анализа и других целей. Профессионально организовать архив документации поможет компания «Делис Архив», цены на архивную обработку документов здесь отличаются доступностью.

Документы, подлежащие архивации

Компании, оказывающие услуги по хранению юридических бумаг, работают с различной документацией, начиная от бухгалтерской и заканчивая кадровой. Характер информации в документах обуславливает определенный срок их хранения и особенности их ликвидации. Срок содержания бумаг в хранилище чаще всего попадает в пределы от 1 до 75 лет.

Процесс архивирования осуществляется по трем направлениям:

  • Номенклатура дел типовая. Она разрабатывается министерствами, различными учреждениями, комитетами.
  • Номенклатура дел примерная. Требования по организации архива имеют рекомендательный характер. При этом определяется примерный состав дел.
  • Номенклатура индивидуальная. Она составляется руководством структурного подразделения или ответственным сотрудником компании.

В обязательном порядке должны храниться личные дела работников, распорядительная документация, учредительные документы, декларации, бухгалтерская отчётность и бумаги внутреннего пользования специализированного назначения.