Архивация документов – это специальная комплексная услуга, направленная на повышение эффективности работы с документацией разного типа и назначения.
Вся документация согласно российскому законодательству должна храниться на протяжении от 1 до 10 лет. До 75 лет хранятся отдельные виды документов. Есть такие бумаги, которые обязаны быть в архиве на постоянной основе в течение всего срока существования. Архивирование документов по ГОСТу и их уничтожение должно осуществляться только с соблюдением действующего законодательства Российской Федерации. При несоблюдении правил может наступить административная, гражданско-правовая и уголовная мера наказания.
Основные этапы архивирования
- Аудит – это бесплатная услуга полного анализа документов в организации, также оценка объема и выявления потребностей заказчика с целью повышения эффективности работы.
- Экспертиза ценности бумаг – весь процесс начинает строиться на анализе документов. Услуга включает в свой перечень оценку содержания, их особенностей и полноценного изучения номенклатуры организационных дел. В случае истечения срока годности, наличии копий или дублирующих экземпляров – требуется дальнейшее уничтожение копий. Оригиналы продолжают храниться в общей базе.
- Архивная обработка – направлена на повышение эффективности работы с документами. Обработка включает – систематизацию бумаг временного и постоянного хранения, а также по личному составу, переплету и внедрению номенклатуры.
- Хранение – услугу полноценного хранения документов предлагает компания «АрхивариусЪ». Она имеет большой опыт в передаче и хранении крупных партий документов разного назначения.
Требования
- Должна быть максимальная согласованность действий с действующей нормативно-правовой базой.
- Фиксация всей работы на бумаге в форме описей и актов.
- Наличие специалиста, который будет отвечать за все процессы архивирования. Это может быть сотрудник компании или приглашенный специалист.
Лучше всего приглашать экспертов, не работающих в компании. Такой формат наиболее выгоден. Цена на все услуги снизится, так как не нужно содержать сотрудников в штате. Также не нужно тратиться на постоянную работу с бумагами. Профессиональная услуга архивирования документов защищает от любых рисков, связанных с низкой квалификацией архивариуса. Выполнить такую работу могут специалисты компании «АрхивариусЪ».
